Dashboard de RH no Power BI

Um dashboard de RH mostra os indicadores de pessoal que orientam as decisões dos RH e da gestão: quadro de pessoal previsto e efetivos, entradas e saídas, absentismo por doença, custos salariais e formação. No Power BI, estes indicadores são measures num único modelo, para que todos os relatórios apresentem o mesmo valor.

Faz parte dos nossos dashboards Power BI, que construímos em função das decisões que apoiam.

Habitualmente, o sistema de RH fornece dados sobre trabalhadores, contratos e funções; o processamento salarial fornece os custos salariais; as escalas fornecem as horas planeadas; e o registo de tempos fornece as horas trabalhadas. Por vezes, também se utiliza uma plataforma de aprendizagem para a formação e um sistema de recrutamento para as vagas.

Se utiliza o AFAS para RH e salários, leia sobre o dashboard AFAS Payroll Power BI.

Comece por definir os critérios: conta as ausências em horas ou em dias de calendário? Como contabiliza os trabalhadores que regressaram parcialmente ao trabalho? E como conta uma ausência prolongada que atravessa a passagem de ano? Depois, pode acompanhar a taxa de absentismo, a frequência das comunicações de ausência e a duração por equipa e período.

Os diagnósticos e os motivos de doença não devem constar do modelo. Agrupamos as equipas pequenas para que não seja possível identificar ninguém.

O quadro de pessoal previsto corresponde ao que foi orçamentado, por departamento e função, em fte. Os efetivos correspondem ao que consta dos contratos numa determinada data. No modelo, ambos são apresentados ao mesmo nível, com a diferença entre eles, para que possa ver onde há vagas ou pessoal a mais.

Ao acrescentar as escalas, também pode verificar se as horas planeadas correspondem aos efetivos.

Apresente-os a um nível mais agregado, por departamento, centro de custos ou grupo de funções, e coloque os valores individuais apenas num relatório separado, acessível a quem esteja autorizado a vê-los. Os custos salariais do processamento salarial são associados à contabilidade por período e centro de custos.

Para acompanhar o orçamento, a margem e o fluxo de caixa, existe o dashboard financeiro em Power BI.

Com segurança ao nível da linha (RLS): funções com um filtro, por exemplo por departamento, associadas a utilizadores ou grupos de segurança. A RLS aplica-se a quem tem a função Viewer no espaço de trabalho, mas não a quem tem as funções Admin, Member ou Contributor. Por isso, mantenha pequeno este último grupo.

Saiba como configuramos espaços de trabalho, funções e aplicações na página Power BI consultant.

Utilize os dados de formação do sistema de RH ou da plataforma de aprendizagem para cada trabalhador, associados à respetiva função e departamento: quem concluiu cada formação obrigatória, que formações estão prestes a perder a validade e quantas horas e custos são dedicados à formação por equipa.

Assim, pode ver em que departamentos há formação em atraso, sem fazer circular listas com nomes de pessoas.

Quando o seu sistema de RH já tem os relatórios de que precisa e ninguém quer comparar esses dados com os das escalas ou dos salários. Ou quando os departamentos e as funções têm nomes diferentes em cada sistema: nesse caso, comece pela qualidade dos dados.

Se um relatório trimestral fixo for suficiente, dizemo-lo.