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Dashboard Power BI do Unit4 Multivers

Integramos os seus dados contabilísticos do Multivers num único modelo Power BI através da Web API. Para a Fokker Services Group, criámos um sistema de dashboards de KPI.

Fale connosco sobre os seus dados contabilísticos Leia o caso de estudo da Fokker Services Group

O sistema de dashboards de KPI que desenvolvemos para a Fokker Services Group deu visibilidade a todos os níveis

A Fokker Services queria que o dashboard BACE-next apresentasse todos os KPI importantes numa aplicação web central, para oferecer uma visão transparente da atividade da empresa. Desenvolvemo-lo com Python e Dash.

Leia o caso de estudo

Porque é que todos os meses introduzimos manualmente os números do Multivers no Excel?

Se gere várias contabilidades no Multivers, gera os mesmos relatórios para cada uma e coloca-os lado a lado no Excel. Um modelo Power BI obtém os dados de todas através da Web API, com as mesmas definições para cada uma.

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Um dashboard Multivers assenta na Web API, em saldos por período e num único plano de contas

Fale connosco sobre as suas contabilidades

Contabilidades através da Web API

A Web API fornece a lista de contabilidades. Cada pedido subsequente de dados contabilísticos requer uma contabilidade, por isso carregamo-las uma a uma.

Saldos por período

Para cada exercício, a API fornece totais por conta e por período, bem como lançamentos contabilísticos para um intervalo de períodos. Com estes dados, construímos a demonstração de resultados e o balanço de cada período.

Devedores e centros de custo

Incluímos valores em aberto, centros de custo, objetos de custo e projetos, para que também possa consultar os dados por departamento ou projeto.

KPI a todos os níveis

A direção, o responsável pelo controlo de gestão e o contabilista consultam o mesmo modelo, tal como o sistema de dashboards de KPI da Fokker Services Group proporcionou informação a todos os níveis.

Tratamos do acesso à API antes de construir o modelo para uma entidade contabilística

  1. Acesso e entidades contabilísticas

    Registamos a aplicação e testamo-la na sandbox; depois, definimos que entidades contabilísticas e relatórios devem ser incluídos.

  2. Modelo para uma entidade contabilística

    Carregamos os saldos e os lançamentos contabilísticos, construímos o modelo e validamo-lo com os relatórios do Multivers.

  3. Todas as entidades contabilísticas, gestão contínua

    As restantes entidades contabilísticas seguem o mesmo processo de carregamento. A atualização dos dados, as permissões e a atribuição de um responsável ficam definidas quando o sistema entra em produção.

Compensa criar uma camada de Power BI sobre o Multivers para uma PME ou um gabinete de contabilidade?

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Faz sentido se

Gere várias contabilidades no Multivers, ou pretende ver os números juntamente com os de uma loja online, de um sistema de registo de horas ou de um CRM, e os relatórios do Multivers não mostram tudo numa única vista.

Não faz sentido se

Tem uma única contabilidade e os relatórios padrão do Multivers respondem às suas perguntas. Nesse caso, manter um modelo próprio dá mais trabalho do que o benefício que traz.

O que determina o âmbito

O número de contabilidades, o grau de semelhança entre os respetivos planos de contas, o número de exercícios anteriores que pretende analisar, as fontes adicionais e quem ficará responsável pela gestão do modelo após a entrega.

Agora chama-se Unit4 ou Exact?

O Unit4 Multivers chama-se agora Exact Multivers. A Web API está disponível no portal de programadores da Exact para Exact Multivers e Boekhoud Gemak; é também aí que regista a aplicação.

A Web API, uma exportação por entidade contabilística ou um data warehouse para os seus dados do Multivers?

A Web API

Escolha esta opção se quiser atualizar automaticamente todas as entidades contabilísticas. A nossa recomendação: utilize uma conta de serviço dedicada com um refresh token, separada das contas dos colaboradores.

Uma exportação por entidade contabilística

Escolha esta opção se tiver algumas entidades contabilísticas e uma fotografia mensal for suficiente. O Power BI lê então ficheiros de exportação numa pasta partilhada.

Um data warehouse

Escolha esta opção se o Multivers for uma de várias fontes ou se quiser guardar o histórico fora do software. Consulte como criar um data warehouse.

Criar uma visão geral para a direção e o responsável pelo controlo de gestão a partir de um único modelo é algo que fazemos com frequência

A Data Science Lab trabalha na área dos dados e da IA desde 2016 e é Microsoft Partner para Fabric. Desenvolvemos um sistema de dashboards de KPI para a Fokker Services Group e dashboards em Power BI e uma aplicação Power BI para a Ammega.

Agende uma reunião para nos conhecermos

Os seus registos contabilísticos no Multivers e os relatórios atuais são o foco da primeira conversa

Stef Stoelwinder

Stef Stoelwinder

Desenvolvimento de Negócio

Stef é o seu primeiro ponto de contacto. Na primeira conversa, falamos sobre os seus registos contabilísticos no Multivers, os relatórios que prepara atualmente e quem os lê.

E-mail info@datasciencelab.nl

Telefone +31 (0)20 3636 724

Quantas contabilidades do Multivers quer ver numa única visão geral?

Indique quantas contabilidades gere no Multivers e como elabora atualmente os relatórios. Receberá uma resposta por email ou agendaremos uma primeira conversa.

E-mailinfo@datasciencelab.nl Telefone+31 (0)20 3636 724

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Diga-nos como podemos ajudar.

Perguntas frequentes

Através da Multivers Web API, um serviço Web REST que devolve JSON ou XML. O Multivers pertence agora à Exact, que lhe chama Exact Multivers e publica a documentação no seu portal WebAPI para programadores. Carregamos os dados de cada administração e construímos o modelo a partir daí.

Para perceber como um dashboard começa pela decisão que deve apoiar, consulte dashboards em Power BI.

Regista uma aplicação no portal da API e testa-a primeiro na sandbox. Depois, a Exact ativa a aplicação e fornece-lhe um Application Identifier e um secret.

A API utiliza OAuth 2.0 e um único scope para todos os dados. Um access token é válido durante duas horas; com um refresh token, pode pedir um novo. Para tarefas em segundo plano, a documentação recomenda um utilizador dedicado.

A API disponibiliza uma lista de administrações, e cada pedido de dados contabilísticos indica no caminho a base de dados de uma administração. O processo de carregamento percorre as administrações e acrescenta um código de administração a cada registo.

Organizamos as contas do razão num esquema comum, para que possa consultar os valores por administração ou em conjunto.

Por exercício, os dados incluem contas do razão com totais por período, lançamentos contabilísticos por intervalo de períodos, exercícios e períodos, saldos em aberto de clientes e fornecedores, centros de custo, objetos de custo, projetos e uma demonstração de resultados.

Com opções OData como $filter, $select, $skip e $top, pede apenas os registos e campos que o modelo utiliza.

Demonstrações de resultados e balanços por administração e período, antiguidade dos saldos de clientes, resultados por centro de custo ou projeto e totais de várias administrações. Os gabinetes de contabilidade analisam sobretudo os dados por cliente; os grupos privilegiam os dados consolidados.

Leia nessa página que informação de gestão deve constar de um dashboard financeiro em Power BI.

O processo de carregamento é executado com o utilizador dedicado a tarefas em segundo plano no Multivers. Para isso, escolha uma conta separada com o mínimo de permissões necessárias, não a conta de um colaborador que possa sair da empresa.

Definimos separadamente o que cada pessoa vê no Power BI, através de segurança ao nível da linha por administração ou centro de custo. Configuramos os espaços de trabalho, as aplicações e a atualização de dados como descrito na página consultor de Power BI.

Ambos os produtos são agora da Exact, mas são produtos diferentes, cada um com a sua API. O processo para o Exact Online está descrito na página sobre um dashboard do Exact Online em Power BI. Também temos páginas sobre o Twinfield e o Visma AccountView.

Se passar do Multivers para outro programa, o modelo mantém-se e o processo de carregamento muda.

Quando tem uma única administração e os relatórios do Multivers são suficientes. Ou quando os planos de contas diferem muito entre administrações e ninguém os quer uniformizar: nesse caso, o ponto de partida é a qualidade dos dados.

Se uma exportação mensal regular for suficiente, é isso que recomendamos.

Que etapas envolve a utilização do Power BI com um software de contabilidade?

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