Dashboard Power BI do Exact Online

Há duas opções. A Exact disponibiliza o seu próprio conector Power Query, Exact Online Premium, que está em pré-visualização. Requer uma subscrição Premium, o controlador ODBC, um endereço IP na lista de permissões do Power BI no Exact e um gateway de dados on-premises para as atualizações.

A segunda opção é a REST API do Exact Online, que pode configurar. Para saber como construímos um dashboard a partir da decisão que este deve apoiar, consulte dashboards Power BI.

Quase todas as chamadas à API exigem a indicação de uma contabilidade, designada division na API. O endpoint de divisions devolve as contabilidades a que o utilizador que concedeu a autorização pode aceder; um contabilista também vê as dos seus clientes.

No modelo, cada contabilidade recebe um código fixo. Associamos as contas contabilísticas a um único plano de contas comum, e as transações entre empresas são eliminadas através de uma regra fixa no modelo, não no Excel.

Com os endpoints de sync, que a Exact recomenda sempre que possível. Cada registo tem um Timestamp que muda quando o registo é alterado. Guarda-se o valor mais alto e, na atualização seguinte, pede-se apenas o que surgiu depois.

Atenção às migrações: se a Exact transferir uma contabilidade para outra base de dados, os Timestamps recomeçam e é necessário voltar a carregar essa contabilidade por completo. O campo DivisionMoveDate indica se isso aconteceu.

A API do Exact Online disponibiliza, entre outros, dados financeiros (razão geral, lançamentos contabilísticos, antiguidade dos saldos de clientes e saldos), orçamentos, pagamentos e movimentos bancários, projetos com horas e custos, faturas de venda, inventário e dados salariais. Os dados que pode obter dependem dos módulos que utiliza.

Para saber que informação de gestão costuma resultar destes dados, como margens, fluxo de caixa e orçamento face aos valores realizados, consulte o dashboard financeiro no Power BI.

Do lado da Exact, as permissões de acesso no Exact Online do utilizador que autoriza a ligação determinam que contabilidades a API devolve. Utilize uma conta dedicada para esse efeito, não a conta pessoal de um colega.

No Power BI, configura o restante: segurança ao nível da linha por contabilidade ou departamento e uma aplicação por público-alvo. Para saber como o fazemos, consulte consultor Power BI.

Planos de contas ligeiramente diferentes entre contabilidades, que fazem com que a mesma receita apareça em contas contabilísticas diferentes. Atualizações executadas no portátil de um único colega. E carregamentos que voltam a obter todos os dados de cada vez.

A Exact indica na documentação limites distintos para os endpoints de bulk e de sync. Por isso, planeie as atualizações com base no que mudou, não em todo o histórico.

Sim, a estrutura é a mesma, mas cada sistema tem a sua própria forma de disponibilizar os dados. Saiba mais sobre um dashboard Power BI para Twinfield, um dashboard Power BI para AFAS SB e um dashboard Power BI para AFAS Payroll.

Se o seu grupo utilizar vários sistemas, os dados são reunidos num único modelo com um único plano de contas.

Se tiver uma única contabilidade, os relatórios padrão do Exact Online forem suficientes e ninguém precisar de mais. Ou se a própria contabilidade estiver desorganizada: nesse caso, o Power BI só resolve as consequências, pelo que é melhor começar pela qualidade dos dados.

Se uma solução mais simples, como os modelos da Exact, for mais adequada, dizemo-lo.