Inzicht en schaalbaar groeien door een datawarehouse op eigen server
Zuiver
Exact Online Power BI dashboard
We brengen al je Exact Online-administraties samen in één Power BI-model met vaste definities, zoals we bronnen samenbrachten voor Zuiver.
Voor Zuiver bouwden we een datawarehouse waar verschillende bronnen samenkomen
“DSL heeft ons geholpen met het opzetten van ons allereerste datawarehouse. Zij hebben ons bij de hand genomen […] en samen met ons inzichtelijk gemaakt welke informatie wij nodig hebben om betere beslissingen te maken. […] een aanrader voor andere MKB ondernemingen.” Richard Aznar Webster, CEO Zuiver Interior Group
Waarom klopt de omzet in ons Power BI niet met Exact Online?
De controller exporteert elke maandag per administratie een overzicht uit Exact Online, plakt alles in Excel en corrigeert de onderlinge boekingen met de hand. Een model dat de administraties zelf ophaalt, zet die cijfers elke ochtend klaar.
Een Exact Online-dashboard begint bij de API en één model voor alle administraties
Alle administraties in één model
Elke administratie komt via de REST API van Exact Online in het model, met een vaste code. Zo kijk je per bedrijf of geconsolideerd.
Alleen wat er veranderde
De sync-endpoints van Exact geven bij elke verversing alleen nieuwe of gewijzigde regels terug. Zo blijft het laden licht, ook bij veel boekingsregels.
Vaste definities
Omzet, marge, openstaande debiteuren en budget tegenover realisatie leggen we één keer vast als measure, zodat elk rapport hetzelfde cijfer toont.
Een datawarehouse eronder
Komen er meer bronnen bij, dan zetten we Exact Online in een datawarehouse naast je andere systemen, zoals we verschillende bronnen samenbrachten voor Zuiver.
Elke administratie eerst in kaart, daarna de cijfers voor het management
-
Administraties in kaart
Welke administraties en grootboekschema’s er zijn, welke Excel-overzichten nu rondgaan en welke cijfers het management wil zien.
-
Model en eerste rapport
We koppelen de API, bouwen het model en toetsen het eerste rapport samen met de controller tegen Exact Online.
-
Verversen en beheren
Verversing, rechten en een eigenaar per rapport gaan live. Daarna volgen de andere rapporten op hetzelfde model.
Heb je een eigen Power BI-model nodig, of volstaat wat Exact Online zelf laat zien?
Past als
Je werkt met meerdere administraties of met meer bronnen dan Exact Online, en je wilt geconsolideerde cijfers die elke ochtend klaarstaan, zonder exports en handwerk in Excel.
Past niet als
Je hebt één administratie en de standaardrapportages van Exact Online geven je wat je nodig hebt. Dan kost een eigen model meer onderhoud dan het oplevert.
Waar de omvang van afhangt
Het aantal administraties, of hun grootboekschema’s gelijk zijn, welke andere bronnen erbij komen, hoeveel historie je wilt zien en of je eigen team het beheer overneemt.
En als we later van pakket wisselen?
Dan blijft het model staan. We houden het ophalen uit Exact Online los van het model, zodat een ander pakket vooral de laadstap raakt en je rapporten blijven werken.
De connector van Exact, de REST API of een datawarehouse?
De connector van Exact
Kies dit als je Exact Online Premium hebt en vooral de Power BI-sjablonen van Exact wilt gebruiken. Voor verversen heb je een gateway met het ODBC-stuurprogramma nodig.
De REST API
Kies dit als je meerdere administraties wilt samenvoegen en zelf het model bepaalt. Ons advies voor groepen die op geconsolideerde cijfers sturen.
Een datawarehouse
Kies dit als Exact Online een van meerdere bronnen is, naast bijvoorbeeld een webshop of CRM. Lees meer over een datawarehouse laten bouwen.
Power BI-rapportage bouwen we samen met de databasis eronder
Data Science Lab werkt sinds 2016 met data en AI en is Microsoft Partner voor Fabric. We bouwden een datawarehouse voor Zuiver, en Power BI-dashboards en een Power BI-app voor Ammega.
Je Exact Online-administraties zijn het startpunt van ons eerste gesprek
Stef Stoelwinder
Business DevelopmentStef is je eerste aanspreekpunt. In het eerste gesprek bespreken we je administraties, je huidige rapporten en wat Power BI moet laten zien.
E-mail info@datasciencelab.nl
Telefoon +31 (0)20 3636 724
Hoeveel administraties wil je in één Exact Online-overzicht zien?
Vertel hoeveel administraties je hebt en hoe je nu rapporteert. Je krijgt antwoord per mail, of we plannen een eerste gesprek.
Bericht verstuurd
Bedankt voor je bericht. We nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Veelgestelde vragen
Er zijn twee routes. Exact levert zelf een Power Query-connector, Exact Online Premium, die in preview is. Die vraagt een Premium-abonnement, het ODBC-stuurprogramma, een IP-adres op de Power BI-toegangslijst in Exact en een on-premises data gateway om te verversen.
De tweede route is de REST API van Exact Online, die je zelf vormgeeft. Hoe we een dashboard opbouwen vanuit de beslissing, lees je bij Power BI-dashboards.
Bijna elke aanroep van de API vraagt een administratie, in de API een division. Het endpoint met divisions geeft de administraties waar de gebruiker die toestemming gaf bij mag; een accountant ziet ook die van zijn klanten.
In het model krijgt elke administratie een vaste code. Grootboekrekeningen koppelen we aan één gemeenschappelijk schema, en onderlinge boekingen elimineer je met een vaste regel in het model, niet in Excel.
Met de sync-endpoints, die Exact aanraadt waar dat kan. Elke regel heeft een Timestamp die verandert als de regel wijzigt. Je bewaart de hoogste waarde en vraagt de volgende keer alleen wat daarna kwam.
Let op een verhuizing: verplaatst Exact een administratie naar een andere database, dan beginnen de Timestamps opnieuw en laad je die administratie volledig opnieuw. Het veld DivisionMoveDate laat zien of dat gebeurde.
De API van Exact Online heeft onder meer financiële gegevens (grootboek, journaalposten, ouderdom van debiteuren en saldi), budgetten, betalingen en bankboekingen, projecten met uren en kosten, verkoopfacturen, voorraad en salarisgegevens. Wat je kunt ophalen, hangt af van de onderdelen die je gebruikt.
Welke stuurinformatie daar meestal uit komt, zoals marge, cashflow en budget tegenover realisatie, lees je bij het financieel dashboard in Power BI.
Aan de kant van Exact bepaalt de gebruiker die de koppeling autoriseert welke administraties de API teruggeeft, via zijn toegangsrechten in Exact Online. Gebruik daarvoor een vast account en niet het persoonlijke account van een collega.
In Power BI regel je de rest: beveiliging op rijniveau per administratie of afdeling, en een app per doelgroep. Hoe we dat inrichten, lees je bij Power BI consultant.
Bij grootboekschema’s die per administratie net anders zijn, zodat dezelfde omzet op andere rekeningen staat. Bij verversing die op de laptop van één collega draait. En bij laden dat elke keer alles opnieuw ophaalt.
Exact noemt in de documentatie aparte beperkingen voor de bulk- en sync-endpoints. Plan de verversing daarom op wat er veranderde, niet op de hele historie.
Ja, de opbouw is dezelfde, maar elk pakket heeft een eigen manier van ontsluiten. Lees meer over een Twinfield Power BI dashboard, een AFAS SB Power BI dashboard en een AFAS Payroll Power BI dashboard.
Gebruikt je groep meerdere pakketten naast elkaar, dan komen ze samen in één model met één grootboekschema.
Als je één administratie hebt, de standaardoverzichten van Exact Online volstaan en niemand om meer vraagt. Of als de boekhouding zelf rommelig is: dan lost Power BI alleen de gevolgen op en begin je beter bij datakwaliteit.
Past een lichtere oplossing, zoals de sjablonen van Exact, dan zeggen we dat.