Dashboard financeiro em Power BI

Um dashboard financeiro reúne num só lugar os principais indicadores para a equipa financeira e a direção: receitas, margem, custos, fluxos de caixa, contas a receber e orçamento face aos valores realizados. No Power BI, estes valores são definidos como medidas DAX num único modelo semântico, para que todos os relatórios apresentem o mesmo valor.

Faz parte dos nossos dashboards Power BI, que construímos a partir das decisões que apoiam. Num dashboard para o CFO, essas decisões dizem muitas vezes respeito ao fecho mensal e à previsão para o resto do ano.

Normalmente, o razão geral e as contas a receber e a pagar do sistema de contabilidade, as encomendas e os inventários do ERP, por vezes o pipeline do CRM e o orçamento em Excel ou numa ferramenta de planeamento. Temos páginas específicas para sistemas muito utilizados: Exact Online, AFAS SB, Twinfield e AFAS Payroll.

Se uma fonte estiver num servidor da sua própria rede, o Power BI obtém os dados através do on-premises data gateway, que estabelece apenas ligações de saída.

Comece por definir uma estrutura de reporte: uma tabela de correspondência atribui cada conta do razão geral de cada contabilidade a uma rubrica fixa da demonstração de resultados ou do balanço. Se os planos de contas variarem entre entidades, essa tabela acomoda as diferenças.

Os lançamentos entre as suas próprias entidades, ou transações intercompany, devem ser eliminados na consolidação. Registe as contas envolvidas e apresente o valor consolidado ao lado do valor de cada entidade, para que o controller os possa reconciliar.

O orçamento costuma estar definido a um nível mais agregado do que os lançamentos, por exemplo, por mês e centro de custos. A Microsoft chama-lhe uma tabela de factos com uma granularidade mais elevada. O orçamento é ligado à tabela de datas através do primeiro dia de cada período.

Se alguém explorar os dados até ao nível de um único dia, o orçamento apresentará um valor em branco ou enganador sem lógica adicional. Uma medida que verifica o nível a que os dados estão filtrados evita esse problema.

Sim. Para cálculos temporais, como os totais acumulados até à data, o Power BI precisa de uma tabela de datas: uma linha por data, sem lacunas e que abranja anos completos. Segundo a Microsoft, esses anos não têm de coincidir com o ano civil, pelo que um exercício financeiro que começa em julho também é possível.

Se apresentar relatórios por semana ou segundo uma estrutura 4-4-5, a funcionalidade mais recente de inteligência temporal baseada em calendários, ainda em preview, oferece mais flexibilidade.

Com segurança ao nível da linha (RLS). Defina funções no modelo com um filtro DAX, por exemplo, por entidade ou centro de custos, e associe-lhes utilizadores ou grupos de segurança. A RLS aplica-se a quem tem a função Viewer no espaço de trabalho, mas não a quem tem as funções Admin, Member ou Contributor.

Para saber como configuramos os espaços de trabalho, as funções e as aplicações, consulte a nossa página sobre consultoria Power BI.

Para a maioria das equipas financeiras, basta uma atualização programada durante a noite e uma atualização adicional após o fecho mensal. As tabelas de lançamentos de grande dimensão podem ser atualizadas de forma incremental: o Power BI divide a tabela em partições e atualiza apenas as mais recentes, através dos parâmetros RangeStart e RangeEnd.

Defina um período de atualização suficientemente amplo. Se um período fechado for reaberto e corrigido mais tarde, também terá de ser carregado novamente.

Quando tem uma única contabilidade, os relatórios padrão do seu software de contabilidade são suficientes e ninguém precisa de ver, lado a lado, valores de outros sistemas. Ou quando ainda não está definido o que conta como receita: nesse caso, estará apenas a reproduzir a confusão no Power BI.

Nessa situação, comece pela governação de dados ou pela própria fonte. Se a sua questão for além da área financeira, leia sobre business intelligence.