Financieel dashboard in Power BI

Een financieel dashboard toont de stuurcijfers van finance en directie op één plek: omzet, marge, kosten, cashflow, debiteuren en budget naast realisatie. In Power BI staan die cijfers als DAX-measures in één semantisch model, zodat elk rapport hetzelfde getal laat zien.

Het hoort bij onze Power BI-dashboards, die we opbouwen vanuit de beslissing die ze ondersteunen. Bij een CFO-dashboard is dat vaak de maandafsluiting en de prognose voor de rest van het jaar.

Meestal het grootboek en de debiteuren en crediteuren uit de boekhouding, orders en voorraad uit het ERP, soms de pijplijn uit het CRM en het budget uit Excel of een planningstool. Voor veelgebruikte pakketten hebben we aparte pagina's: Exact Online, AFAS SB, Twinfield en AFAS Payroll.

Staat een bron op een server in je eigen netwerk, dan haalt Power BI de data op via de on-premises data gateway, die alleen uitgaande verbindingen maakt.

Door eerst een rapportagestructuur af te spreken: elke grootboekrekening van elke administratie krijgt in een koppeltabel een vaste regel in de winst-en-verliesrekening of de balans. Verschillen de rekeningschema's per entiteit, dan vangt die tabel dat op.

Boekingen tussen je eigen entiteiten, intercompany, horen er bij consolidatie uit. Leg vast welke rekeningen dat zijn en toon het geconsolideerde cijfer naast dat per entiteit, zodat de controller het kan afstemmen.

Het budget staat meestal op een hoger niveau dan de boekingen, bijvoorbeeld per maand en kostenplaats. Microsoft noemt dat een feitentabel met een hogere granulariteit. Je koppelt het budget aan de datumtabel via de eerste dag van de periode.

Klikt iemand door naar een enkele dag, dan toont het budget zonder extra logica een leeg of misleidend cijfer. Een measure die controleert op welk niveau er gefilterd wordt, voorkomt dat.

Ja. Voor tijdberekeningen zoals cumulatief tot nu toe heeft Power BI een datumtabel nodig: één rij per datum, zonder gaten, over volledige jaren. Dat jaar hoeft volgens Microsoft geen kalenderjaar te zijn, dus een boekjaar dat in juli begint kan ook.

Rapporteer je per week of volgens een 4-4-5-indeling, dan geeft de nieuwere kalendergebaseerde tijdintelligentie, nu nog in preview, daar meer ruimte voor.

Met beveiliging op rijniveau (RLS). Je legt in het model rollen vast met een DAX-filter, bijvoorbeeld per entiteit of kostenplaats, en koppelt daar gebruikers of beveiligingsgroepen aan. RLS geldt voor wie in de werkruimte de rol Viewer heeft, niet voor Admin, Member of Contributor.

Hoe we werkruimtes, rollen en apps verder inrichten, lees je bij onze Power BI consultant.

Voor de meeste finance-teams volstaat een vaste verversing in de nacht, en een extra verversing na de maandafsluiting. Grote boekingstabellen ververs je incrementeel: Power BI deelt de tabel op in partities en vernieuwt alleen de recente, via de parameters RangeStart en RangeEnd.

Kies het ververste venster ruim genoeg. Wordt een afgesloten periode later heropend en gecorrigeerd, dan moet die periode ook opnieuw worden ingelezen.

Als je één administratie hebt, de standaardrapportage uit je boekhoudpakket volstaat en niemand cijfers uit andere systemen ernaast wil zien. Of als de afspraken over wat omzet is nog niet vastliggen: dan bouw je de verwarring na in Power BI.

Begin in dat geval bij data governance of bij de bron zelf. Gaat je vraag verder dan finance, lees dan over business intelligence.