Een slimme personeelsbezetting door automatisch inzicht in de afwijkende uren
GVB
HR dashboard in Power BI
We bouwen een personeelsdashboard op HR-, salaris- en roosterdata, met rechten per rol. Voor GVB maakten we afwijkend gelogde uren inzichtelijk.
De afdeling Rail Materiaal van GVB heeft inzicht op projectniveau in de productiviteit
De afdeling Rail Materiaal van GVB wilde inzicht in de afwijkend gelogde uren. Door ons anomaly detection model kan er per project effectiever worden gepland, met een betere personeelsbezetting.
Waarom staan verzuim, bezetting en loonkosten in drie verschillende spreadsheets?
Het HR-systeem kent de contracten, de salarisadministratie de loonkosten, het rooster de geplande uren en de tijdregistratie wat er echt gewerkt is. Wie die naast elkaar wil zien, voegt exports samen. Eén model zet ze per team en periode naast elkaar.
Een HR dashboard volgt in- en uitstroom, formatie, verzuim, loonkosten en opleiding
Instroom, uitstroom en verloop
Wie er kwam en wie er ging, per afdeling, functie en periode, met het verloop als deel van de gemiddelde bezetting.
Formatie naast bezetting
De begrote fte per afdeling naast de fte uit de contracten en de uren uit het rooster, zodat je ziet waar het knelt.
Verzuim per team
Verzuimpercentage, meldingsfrequentie en duur per team en periode, zonder diagnoses. De meetregels spreken we vooraf met HR af.
Uren en planning
Geplande en gewerkte uren naast elkaar, zoals we voor GVB afwijkend gelogde uren inzichtelijk maakten om effectiever te plannen.
Welke HR-cijfers wie mag zien, ligt vast voordat het eerste rapport er staat
-
Vragen, definities en rechten
Welke vragen HR, management en finance hebben, hoe je verzuim en fte telt, en wie wat mag zien.
-
Bronnen en eerste model
HR-systeem, salaris en rooster laden, het model bouwen en de uitkomst per rol toetsen met HR.
-
Uitrollen en aanvullen
De app per doelgroep gaat live met een vaste verversing. Daarna volgen opleiding, vacatures of tijdregistratie.
Heeft je HR-systeem genoeg rapporten, of loont een eigen HR dashboard?
Past als
Je wilt HR-cijfers uit meer dan één systeem naast elkaar zien, zoals HR, salaris en rooster, en leidinggevenden mogen alleen hun eigen team zien.
Past niet als
Je HR-systeem heeft rapporten die je vragen beantwoorden en er komen geen andere bronnen bij. Dan levert een dashboard vooral een extra plek op om te zoeken.
Waar de omvang van afhangt
Hoeveel bronnen meedoen, of afdelingen en functies in alle systemen hetzelfde heten, hoeveel historie je wilt zien, hoe fijn de rechten moeten en wie het beheer overneemt.
Mag dit wel met personeelsgegevens?
Dat bepaal je met je functionaris gegevensbescherming of privacy officer. Wij bouwen het zo dat het kan: zo min mogelijk persoonsgegevens, geen diagnoses, kleine groepen samengevoegd en rechten per rol.
Standaardrapporten, een Power BI-model op de bronnen of een datawarehouse met historie?
De rapporten van je HR-systeem
Kies dit als één systeem je vragen beantwoordt en je geen andere bronnen nodig hebt. Je bouwt niets, maar combineren met rooster of salaris lukt niet.
Een Power BI-model op de bronnen
Kies dit als HR, salaris en rooster samen moeten komen. Ons advies: begin met verzuim en formatie naast bezetting, en voeg loonkosten toe als de rechten staan.
Een datawarehouse met historie
Kies dit als je trends over meerdere jaren wilt en je HR-systeem alleen de actuele stand bewaart. Zie datawarehouse laten bouwen.
Uren-, bezettings- en personeelsdata gebruikten we al voor GVB
Data Science Lab werkt sinds 2016 met data en AI en is Microsoft Partner voor Fabric. Voor GVB maakten we afwijkend gelogde uren inzichtelijk, voor Ammega bouwden we Power BI-dashboards en een Power BI-app.
De HR-vragen van je management en wie wat mag zien, staan in het eerste gesprek voorop
Stef Stoelwinder
Business DevelopmentStef is je eerste aanspreekpunt. In het eerste gesprek bespreken we je HR-vragen, je bronnen en wie welke cijfers mag zien.
E-mail info@datasciencelab.nl
Telefoon +31 (0)20 3636 724
Welke HR-cijfers wil je als eerste in één dashboard zien?
Vertel welke HR-, salaris- en roostersystemen je gebruikt en wie de cijfers moet zien. Je krijgt antwoord per mail, of we plannen een eerste gesprek.
Bericht verstuurd
Bedankt voor je bericht. We nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Veelgestelde vragen
Een HR dashboard toont de personeelscijfers waarop HR en management sturen: bezetting en formatie, instroom en uitstroom, verzuim, loonkosten en opleiding. In Power BI staan die cijfers als measures in één model, zodat elk rapport hetzelfde getal laat zien.
Het hoort bij onze Power BI-dashboards, die we opbouwen vanuit de beslissing die ze ondersteunen.
Meestal het HR-systeem voor medewerkers, contracten en functies, de salarisadministratie voor loonkosten, het rooster voor geplande uren en de tijdregistratie voor gewerkte uren. Soms ook een leerplatform voor opleidingen en het wervingssysteem voor vacatures.
Gebruik je AFAS voor HR en salaris, lees dan over het AFAS Payroll Power BI dashboard.
Met afspraken vooraf: tel je verzuim in uren of in kalendertijd, hoe tellen gedeeltelijk herstelde medewerkers mee, en hoe tel je een lange melding over de jaargrens. Daarna volgen verzuimpercentage, meldingsfrequentie en duur per team en periode.
Diagnoses en de reden van ziekte horen niet in het model. Kleine teams voegen we samen, zodat niemand herleidbaar is.
De formatie is wat begroot is, per afdeling en functie in fte. De bezetting is wat er volgens de contracten staat, op een peildatum. In het model staan beide op hetzelfde niveau, met het verschil erbij, zodat je ziet waar vacatures of overbezetting zitten.
Met het rooster ernaast zie je ook of de geplande uren bij de bezetting passen.
Door ze op een hoger niveau te tonen, per afdeling, kostenplaats of functiegroep, en individuele bedragen alleen in een apart rapport voor wie dat mag zien. Loonkosten uit de salarisadministratie koppel je aan de boekhouding op periode en kostenplaats.
Voor budget, marge en cashflow is er het financieel dashboard in Power BI.
Met beveiliging op rijniveau (RLS): rollen met een filter, bijvoorbeeld op afdeling, gekoppeld aan gebruikers of beveiligingsgroepen. RLS geldt voor wie in de werkruimte de rol Viewer heeft, niet voor Admin, Member of Contributor. Houd die groep daarom klein.
Hoe we werkruimtes, rollen en apps inrichten, lees je bij Power BI consultant.
Met opleidingen uit het HR-systeem of leerplatform per medewerker, gekoppeld aan functie en afdeling: wie welke verplichte training heeft gevolgd, wat gaat verlopen, en hoeveel uren en kosten er per team in opleiding gaan.
Zo zie je per afdeling waar de achterstand zit, zonder lijsten per persoon rond te sturen.
Als je HR-systeem de rapporten heeft die je zoekt en niemand cijfers uit rooster of salaris ernaast wil. Of als afdelingen en functies in elk systeem anders heten: dan begin je bij datakwaliteit.
Is een vast kwartaaloverzicht genoeg, dan zeggen we dat.
Salarispakket, financiën of Power BI als geheel: waar lees je verder?
- Power BI-dashboardsAlle dashboards die we bouwen, elk rond de beslissing die de lezer ermee neemt.
- AFAS Payroll Power BI dashboardLoonkosten, verzuim en formatie uit AFAS Profit, met de rechten uit het pakket.
- Power BI consultantDe inrichting van Power BI als geheel: model, werkruimtes, gateway en beheer.