Descobrir o ‘novo Max Verstappen’ com dados e algoritmos inteligentes.
Van Amersfoort Racing
Smartinvoice
Automatização dos processos de faturação.
Ligue dados financeiros e operacionais para processar faturas com maior rapidez e rigor.
A confiança de organizações de referência
Porque criámos isto,
Nas empresas de manutenção e assistência técnica, a faturação exige muitas vezes mais trabalho manual do que o necessário. Os colaboradores reúnem dados de diferentes sistemas, verificam ficheiros Excel e identificam os trabalhos que podem ser faturados.
Quando falta informação ou os dados não coincidem, a fatura fica pendente. Isto provoca atrasos, exige articulação adicional entre as equipas de Finanças e Operações e gera divergências com os clientes.
O SmartInvoice liga dados financeiros e operacionais no processo de faturação. A solução apoia as verificações e ajuda a determinar que informação está pronta para ser processada.
O que pode esperar,
Dados operacionais e financeiros reunidos
O SmartInvoice reúne as informações necessárias para preparar uma fatura. Assim, a sua equipa deixa de ter de recolher manualmente os dados de diferentes sistemas e ficheiros sempre que prepara uma fatura.
Os dados utilizados dependem do seu processo de faturação e dos sistemas onde são registados os trabalhos realizados e os acordos financeiros.
Verificações no processo de faturação
A solução pode apoiar as verificações acordadas antes de a informação ser processada. Os dados em falta ou as discrepâncias tornam-se visíveis, para que a sua equipa saiba que processos exigem atenção.
Estas verificações podem abranger:
- Trabalhos realizados
- Dados operacionais disponíveis
- Acordos financeiros
- Informação em falta ou discrepante
Verificação humana quando necessária
Nem todas as faturas podem ser preparadas de forma totalmente automática. Acordos diferentes, registos incompletos ou exceções podem exigir uma avaliação adicional.
Por isso, o SmartInvoice apoia tanto o processamento automatizado como a verificação manual. Cabe-lhe decidir, com base no seu próprio processo, que situações avançam automaticamente e quais são submetidas a avaliação.
A nossa abordagem,
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Mapear o processo de faturação existente
Analisamos os passos que os colaboradores seguem antes de poderem enviar uma fatura. Verificamos de onde vem a informação, que verificações são necessárias e o que causa atrasos.
Assim, torna-se claro que partes podem ser automatizadas e onde continua a ser necessária a avaliação humana. -
Ligar as fontes de dados e configurar as verificações
Ligamos os dados financeiros e operacionais relevantes. Depois, configuramos as verificações necessárias para que a informação percorra o processo de faturação com o devido cuidado.
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Começar com um fluxo de faturação bem delimitado
Começamos com um tipo específico de ordem de serviço, cliente ou fluxo de faturação. Assim, podemos testar o funcionamento de forma controlada e identificar mais facilmente as exceções. Após a primeira aplicação, o SmartInvoice pode ser alargado a outras atividades, clientes ou áreas da empresa.
Não mais uma camada administrativa, mas um processo integrado que apoia a faturação com base nos trabalhos realizados.
Assim, reduz-se o trabalho manual de verificação e ganha-se maior controlo sobre o processamento financeiro dos trabalhos de assistência e manutenção.
O que já desenvolvemos,
Três projetos do nosso trabalho com dados e IA.
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Perguntas frequentes,
O SmartInvoice centra-se em processos nos quais as faturas dependem de dados operacionais de trabalhos de assistência e manutenção. É especialmente relevante quando as equipas recolhem informação de vários sistemas e efetuam muitas verificações manualmente.
Depende do processo, dos dados disponíveis e do número de exceções. As verificações repetíveis e os fluxos de faturação claramente definidos são mais adequados à automatização. Se faltarem dados ou existirem acordos específicos, poderá continuar a ser necessária uma avaliação humana.
O SmartInvoice destina-se a ligar dados financeiros e operacionais relevantes. Determinamos quais dos sistemas existentes podem manter-se e que integrações são necessárias com base no ambiente atual. As possibilidades concretas de integração ainda precisam de ser confirmadas.
Só é possível preparar uma fatura com rigor se os registos em que se baseia estiverem corretos. Trabalhos não registados, definições diferentes ou processos incompletos continuarão a causar problemas, mesmo num processo automatizado. Por isso, começamos por identificar as fontes de dados e as verificações.
Comece pelas etapas que ocorrem com frequência, seguem regras fixas e utilizam dados suficientemente fiáveis. As exceções com consequências financeiras significativas exigem, em princípio, uma verificação humana. Assim, o grau de automatização corresponde ao risco e à previsibilidade de cada etapa.