De ‘nieuwe Max Verstappen’ ontdekken door de inzet van data en slimme algoritmes.
Van Amersfoort Racing
Smartinvoice
Het automatiseren van facturatieprocessen.
Verbind financiële en operationele data om facturen sneller en zorgvuldiger te verwerken.
Vertrouwd door toonaangevende organisaties
Waarom we dit bouwden,
Bij onderhouds- en servicebedrijven vraagt facturatie vaak meer handmatig werk dan nodig is. Medewerkers verzamelen gegevens uit verschillende systemen, controleren Excel-bestanden en zoeken uit welke werkzaamheden gefactureerd kunnen worden.
Wanneer informatie ontbreekt of niet overeenkomt, blijft een factuur liggen. Dat zorgt voor vertraging, extra afstemming tussen Finance en Operations en discussies met klanten.
SmartInvoice verbindt financiële en operationele data binnen het facturatieproces. De oplossing ondersteunt controles en helpt bepalen welke informatie klaarstaat om verwerkt te worden.
Wat je kunt verwachten,
Operationele en financiële data bij elkaar
SmartInvoice brengt de informatie samen die nodig is om een factuur voor te bereiden. Medewerkers hoeven gegevens daardoor niet steeds handmatig uit verschillende systemen en bestanden te verzamelen.
Welke data wordt gebruikt, hangt af van je facturatieproces en de systemen waarin werkzaamheden en financiële afspraken worden vastgelegd.
Controles binnen het facturatieproces
De oplossing kan afgesproken controles ondersteunen voordat informatie verder wordt verwerkt. Afwijkingen of ontbrekende gegevens worden zichtbaar, zodat medewerkers weten welke dossiers aandacht nodig hebben.
Denk aan controles op:
- Uitgevoerde werkzaamheden
- Beschikbare operationele gegevens
- Financiële afspraken
- Ontbrekende of afwijkende informatie
Menselijke controle waar dat nodig is
Niet iedere factuur kan volledig automatisch worden voorbereid. Afwijkende afspraken, incomplete registraties of uitzonderingen kunnen aanvullende beoordeling vragen.
SmartInvoice ondersteunt daarom zowel geautomatiseerde verwerking als handmatige controle. Welke situaties automatisch doorgaan en welke worden voorgelegd, bepaal je op basis van je eigen proces.
Onze aanpak,
-
Het bestaande facturatieproces in kaart brengen
We onderzoeken welke stappen medewerkers uitvoeren voordat een factuur kan worden verstuurd. Daarbij kijken we waar informatie vandaan komt, welke controles nodig zijn en waardoor vertraging ontstaat.
Zo wordt duidelijk welke onderdelen geschikt zijn voor automatisering en waar menselijke beoordeling nodig blijft. -
Databronnen verbinden en controles inrichten
We sluiten de relevante financiële en operationele gegevens aan. Vervolgens richten we de controles in die nodig zijn om informatie zorgvuldig door het facturatieproces te laten gaan.
-
Beginnen met een afgebakende factuurstroom
We starten met een duidelijk type serviceorder, klant of factuurstroom. Daardoor kunnen we de werking gecontroleerd testen en uitzonderingen beter herkennen.Na de eerste toepassing kan SmartInvoice worden uitgebreid naar andere werkzaamheden, klanten of bedrijfsonderdelen.
Geen extra administratielaag, maar een gekoppeld proces dat facturatie ondersteunt vanaf de uitgevoerde werkzaamheden.
Zo vermindert het handmatige uitzoekwerk en ontstaat meer grip op de financiële afhandeling van service- en onderhoudswerkzaamheden.
Wat we eerder bouwden,
Drie projecten uit ons werk met data en AI.
Verder lezen
Blogs en verdieping van ons team.
24 aug 2026
Drie lessen uit onze AI-projecten
Wat we leerden van tientallen AI-projecten: begin bij de beslissing, behandel datakwaliteit als organisatievraag en regel het beheer vooraf.
18 aug 2026
Van pilot naar productie: waarom de meeste AI-projecten stranden
De meeste AI-projecten stranden niet op de techniek, maar op data, team en proces. Lees wat er nodig is om van pilot naar productie te komen.
25 jun 2026
Responsible AI van principes tot praktijk
Artificial Intelligence ontwikkelt zich razendsnel. Vrijwel elke week verschijnen er nieuwe modellen en steeds meer organisaties experimenteren met AI.
Neem contact op
Stef Stoelwinder
Business DevelopmentE-mail info@datasciencelab.nl
Telefoon +31 (0)20 3636 724
Veelgestelde vragen,
SmartInvoice richt zich op processen waarin facturen afhankelijk zijn van operationele gegevens uit service- en onderhoudswerkzaamheden. De oplossing is vooral relevant wanneer medewerkers informatie uit meerdere systemen verzamelen en veel controles handmatig uitvoeren.
Dat hangt af van het proces, de beschikbare data en het aantal uitzonderingen. Herhaalbare controles en duidelijk afgebakende factuurstromen lenen zich beter voor automatisering. Bij ontbrekende gegevens of afwijkende afspraken kan menselijke beoordeling nodig blijven.
SmartInvoice is bedoeld om relevante financiële en operationele data met elkaar te verbinden. Welke bestaande systemen kunnen blijven staan en welke koppelingen nodig zijn, bepalen we op basis van de huidige omgeving. De precieze integratiemogelijkheden moeten nog worden bevestigd.
Een factuur kan alleen zorgvuldig worden voorbereid wanneer de onderliggende registratie klopt. Ontbrekende werkzaamheden, verschillende definities of onvolledige dossiers blijven ook in een geautomatiseerd proces problemen veroorzaken. Daarom brengen we eerst de databronnen en controles in kaart.
Begin met stappen die vaak voorkomen, vaste regels hebben en voldoende betrouwbare data gebruiken. Uitzonderingen met grote financiële gevolgen vragen eerder om menselijke controle. Zo sluit de mate van automatisering aan op het risico en de voorspelbaarheid van iedere stap.