De ‘nieuwe Max Verstappen’ ontdekken door de inzet van data en slimme algoritmes.
Van Amersfoort Racing
RFQsync
RFQ- en offerteprocessen automatiseren.
Breng alle benodigde informatie samen om aanvragen sneller te verwerken.
Vertrouwd door toonaangevende organisaties
Waarom we dit bouwden,
Het verwerken van een Request for Quotation vraagt vaak informatie uit verschillende systemen en afdelingen. Medewerkers verzamelen productspecificaties, prijzen en andere gegevens handmatig voordat zij een aanvraag kunnen beoordelen of een offerte kunnen voorbereiden.
Ontbrekende informatie leidt tot extra afstemming. Verschillende werkwijzen maken het bovendien lastig om prijzen en aanvragen steeds op dezelfde manier te behandelen. Daardoor blijven offertes langer liggen en kunnen commerciële kansen verloren gaan.
RFQsync brengt de benodigde informatie binnen één proces samen. De oplossing ondersteunt medewerkers bij het verwerken van aanvragen, uitvoeren van controles en voorbereiden van offertes.
Wat je kunt verwachten,
Eén overzicht per aanvraag
RFQsync verzamelt relevante informatie uit de aangesloten systemen en koppelt deze aan de juiste aanvraag. Medewerkers hoeven gegevens daardoor niet steeds afzonderlijk op te zoeken of handmatig over te nemen.
Welke informatie wordt samengebracht, hangt af van het bestaande RFQ-proces en de systemen waarin klant-, product- en prijsgegevens staan.
Vaste controles en een consistente werkwijze
De oplossing ondersteunt de controles die nodig zijn voordat een offerte verder kan worden uitgewerkt. Ontbrekende of afwijkende informatie wordt zichtbaar, zodat medewerkers weten waar aanvullende actie nodig is.
RFQsync kan bijvoorbeeld ondersteunen bij:
- Het controleren of een aanvraag compleet is
- Het verzamelen van beschikbare productinformatie
- Het toepassen van afgesproken prijsregels
- Het signaleren van afwijkingen en uitzonderingen
- Het voorbereiden van informatie voor een offerte
Menselijke beoordeling bij maatwerk
Niet iedere aanvraag past binnen vaste regels. Maatwerk, afwijkende specificaties of commerciële afwegingen vragen om beoordeling door een medewerker.
RFQsync ondersteunt daarom het voorbereidende werk. Je bepaalt zelf welke aanvragen verder verwerkt kunnen worden en wanneer Sales, Procurement of een inhoudsdeskundige moet worden betrokken.
Onze aanpak,
-
Het bestaande RFQ-proces analyseren
We brengen in kaart hoe aanvragen binnenkomen, welke informatie nodig is en waar medewerkers deze gegevens ophalen. Ook onderzoeken we welke controles en beslissingen de meeste tijd kosten.
Zo wordt duidelijk welke stappen geschikt zijn voor automatisering en waar menselijke beoordeling nodig blijft. -
Systemen en procesregels verbinden
We sluiten de relevante databronnen aan en vertalen de afgesproken controles naar een herhaalbare werkwijze. Vervolgens testen we RFQsync met representatieve aanvragen uit de praktijk.
-
Beginnen met een afgebakende aanvraagstroom
We starten met één type aanvraag, productgroep of klantsegment. Daardoor kunnen medewerkers de werking gericht beoordelen en worden uitzonderingen eerder zichtbaar.
Na de eerste toepassing kan RFQsync worden uitgebreid met andere aanvragen, prijsregels of bedrijfsonderdelen.
Geen extra systeem naast het offerteproces, maar een gekoppelde werkwijze die informatie op het juiste moment samenbrengt.
Zo neemt het handmatige uitzoekwerk af en ontstaat meer grip op de doorlooptijd en onderbouwing van iedere aanvraag.
Wat we eerder bouwden,
Drie projecten uit ons werk met data en AI.
Verder lezen
Blogs en verdieping van ons team.
24 aug 2026
Drie lessen uit onze AI-projecten
Wat we leerden van tientallen AI-projecten: begin bij de beslissing, behandel datakwaliteit als organisatievraag en regel het beheer vooraf.
18 aug 2026
Van pilot naar productie: waarom de meeste AI-projecten stranden
De meeste AI-projecten stranden niet op de techniek, maar op data, team en proces. Lees wat er nodig is om van pilot naar productie te komen.
25 jun 2026
Responsible AI van principes tot praktijk
Artificial Intelligence ontwikkelt zich razendsnel. Vrijwel elke week verschijnen er nieuwe modellen en steeds meer organisaties experimenteren met AI.
Neem contact op
Stef Stoelwinder
Business DevelopmentE-mail info@datasciencelab.nl
Telefoon +31 (0)20 3636 724
Veelgestelde vragen,
RFQsync is bedoeld voor organisaties die veel aanvragen of maatwerkoffertes verwerken en daarvoor informatie uit meerdere systemen nodig hebben. De oplossing is vooral relevant wanneer medewerkers veel gegevens handmatig verzamelen en dezelfde controles steeds opnieuw uitvoeren.
Dat hangt af van de beschikbare data en de regels waarmee prijzen worden opgebouwd. Duidelijke, herhaalbare prijsregels kunnen in het proces worden ondersteund. Bij uitzonderingen, maatwerk of commerciële afwegingen blijft beoordeling door een medewerker nodig.
Niet noodzakelijk. RFQsync is bedoeld om informatie uit relevante systemen binnen het RFQ-proces samen te brengen. Welke systemen kunnen blijven staan en welke koppelingen nodig zijn, hangt af van de huidige omgeving. De beschikbare standaardintegraties moeten nog worden bevestigd.
Automatisering werkt alleen wanneer duidelijk is welke informatie nodig is en welke stappen bij iedere aanvraag terugkomen. Als afdelingen verschillende definities of werkwijzen gebruiken, worden die verschillen anders onderdeel van de oplossing. Een heldere basis maakt automatisering beter controleerbaar.
Begin met een aanvraagstroom die vaak voorkomt, herkenbare stappen bevat en voldoende betrouwbare data gebruikt. Zeer uitzonderlijke of complexe aanvragen zijn minder geschikt als eerste toepassing. Een afgebakende start maakt het mogelijk om de werking te testen voordat het proces wordt uitgebreid.